Arquivo Municipal

Centro Cultural Dr. José Lourenço Marques Crespo, 7100 Estremoz

O Arquivo Municipal de Estremoz encontra-se instalado desde 2007 no Centro Cultural Dr. Marques Crespo, antigo Matadouro Municipal. A construção deste edifício teve início em 1926 e foi inaugurado em 21 de Março de 1943.O edifício serviu às funções de Matadouro Municipal até aos anos 80.

Em 1996 o edifício foi remodelado e adaptado para Centro Cultural com o objetivo de nele serem instaladas diversas associações de carater cultural, recreativo e social da cidade.

 

O Arquivo Municipal de Estremoz define-se como todo o espólio documental existente para uso dos serviços do município e da comunidade, o qual retrata a vida e a história da instituição, das entidades, das pessoas individualmente num dado tempo e lugar e no seu relacionamento com o Município.

O Arquivo da Câmara Municipal de Estremoz contém, toda a documentação produzida ou reunida pelos diferentes órgãos e serviços, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da atividade camarária e que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação. Reúne documentação de grande interesse para a História do Concelho de Estremoz entre os séculos XIV e XX, especialmente para os séculos XVIII a XX período para o qual possui séries bastante completas. Com o propósito de preservar a memória como património coletivo do nosso concelho, é, igualmente, objetivo do Arquivo Municipal proceder à recolha, organização e tratamento técnico da documentação produzida/recebida pelas várias instituições do concelho, com as quais estabelece parcerias.

Nas atuais instalações e no âmbito da sua missão estão a ser desenvolvidos serviços de preservação, bem como de disponibilização e consulta da documentação. Considerando as diretrizes da Modernização Administrativa, desenvolvem-se políticas e estratégias com vista à aproximação do cidadão / munícipe aos serviços públicos, através de modelos de gestão mais rápidos, eficazes e eficientes.

Para além da organização dos fundos de valor histórico (Arquivo Histórico), também o Arquivo Municipal tem como função a gestão do arquivo Intermédio Municipal, que passa por gerir a documentação municipal de arquivo correspondente a processos concluídos, mas susceptíveis de reabertura, de consulta esporádica pelos serviços, pelo que lhe cumpre preservar, tratar e tornar acessível a documentação à sua guarda; acompanhar as tarefas de avaliação, seleção e eventual eliminação de documentos, bem como as transferências provenientes do Arquivo Corrente para o intermédio e deste para o Arquivo Histórico.

A difusão de informação constitui uma das componentes do Arquivo Municipal, como tal, este vem desenvolvendo diversas atividades de divulgação, através da publicação de Instrumentos de Descrição, organização de visitas guiadas (mediante marcação prévia), exposições, projetos educativos, atividades com Juntas de Freguesia, Associações, entre outras.

Missão

O arquivo Municipal de Estremoz tem por missão a salvaguarda, valorização e divulgação do património arquivístico do Concelho de Estremoz. Definir e aplicar parâmetros de gestão e tratamento arquivístico de forma a assegurar a salvaguarda do seu património documental tornando comunicável essa informação aos utilizadores internos e externos.

Visão

Implementar práticas de gestão documental num esforço de melhoria contínua orientadas para o utilizador com parâmetros de eficiência e eficácia visando sempre a satisfação das necessidades informativas dos seus utilizadores.

Competências

Compete ao Setor de Arquivo Municipal, designadamente:

  • Assegurar a existência de um arquivo geral, procedendo ao arquivamento de todos os documentos, livros e processos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços do município, bem como à digitalização dos mesmos, sempre que possível;
  • Organizar o serviço de acesso ao arquivo, para que a consulta do mesmo seja célere e acessível aos diversos órgãos e serviços municipais;
  • Gerir o arquivo administrativo nas fases de Intermédio e Histórico;
  • Propor a inutilização de documentos, logo que decorridos os prazos estipulados;
  • Promover uma boa gestão da informação gerada, recebida e arquivada no âmbito das atividades desenvolvidas pelo Municipio no cumprimento da sua missão, compreendendo todo o ciclo de vida da informação, embebida quer nas tradicionais quer nas novas tecnologias, com o objetivo de a rentabilizar como referência, prova, informação de apoio à decisão e preservação da memória institucional;
  • Promover ações de divulgação dos fundos existentes;
  • Promover ações de divulgação dos instrumentos de descrição e pesquisa da documentação;
  • Estabelecer parcerias com instituições concelhias visando o tratamento, divulgação e preservação dos seus fundos arquivísticos;
  • Planificar ações de transferência de suporte da informação, visando a preservação do suporte original e facilitando o acesso.
  • Promover ações de higienização, conservação e restauro dos fundos;
  • Exercer as demais funções que lhe sejam cometidas.

SERVIÇO DE LEITURA

O utente poderá consultar os documentos requisitados, de acordo com as normas estabelecidas no regulamento.

 

SERVIÇO DE REFERÊNCIA

Poderão ser consultados todos os instrumentos de pesquisa elaborados pelo arquivo, tais como: guias, inventários e outras publicações.

 

SERVIÇO DE REPRODUÇÃO

O utente poderá solicitar a reprodução de documentos, mas este está condicionado ao estado de conservação dos mesmos.

 

SERVIÇO DE DINAMIZAÇÃO CULTURAL

Produção de exposições, visitas guiadas ao arquivo, Prémios de História Local

 

SERVIÇO DE EDIÇÃO

Edição de Guias, Catálogos e Inventários

 

SERVIÇO EDUCATIVO

Produção de visitas de estudo ao Arquivo

Desenvolvimento de atividades educativas

 

SERVIÇO DE INVESTIGAÇÃO

Investigação para apoio aos Serviços da autarquia e/ou Solicitações de outras instituições.

CONSULTA

De acordo com o regulamento do arquivo, a consulta da documentação depositada em arquivo está aberta a todos os cidadãos maiores de 18 anos ou sendo menores, estes serão acompanhados por pessoa responsável do próprio arquivo. O acesso à documentação do arquivo é permitido mediante a exibição do Bilhete de Identidade ou outro elemento de identificação e o preenchimento de requisição fornecida pelos funcionários do arquivo (requisição de leitura).

A consulta direta dos documentos é efetuada exclusivamente nas instalações do Arquivo da Câmara Municipal durante o período de funcionamento. A consulta de originais de espécies raras ou em risco de deterioração é reservada e está sujeita ao parecer do Técnico Superior do Arquivo.

O utilizador que publicar trabalhos em que figurem informações ou reproduções de documentos existentes no Arquivo da Câmara, obriga-se a fornecer um exemplar dos trabalhos para o arquivo, bem como referenciar os documentos consultados.

 

REPRODUÇÃO

A reprodução de documentos é permitida desde que não prejudique a sua conservação, sendo os custos suportados pelos interessados, de acordo com Tabela de Tarifas e Preços em vigor no Município de Estremoz.

 

PESQUISA

Quando os interessados, por razões justificadas, não puderem realizar pelos seus próprios meios as pesquisas desejadas, poderão solicitar ao Arquivo Municipal de Estremoz a realização desse serviço, através de correio electrónico, o qual será satisfeito de acordo com a disponibilidade de recursos humanos e mediante o pagamento dos valores fixados no Regulamento na Tabela de Tarifas e Preços em vigor no Município de Estremoz.